Miksi vuokramallin vakioituja sopimusasiakirjoja kannattaa käyttää?

Julkisten toimijoiden tilavuokraamiseen soveltuvien sopimusten haasteena on ollut, että yleensä ne on räätälöity tapauskohtaisesti ja sopimusrakenteissa ja -malleissa on ollut suurta vaihtelua. Tammikuun lopulla tilanne muuttui, kun rakennusalan eri toimijoiden monivuotinen työ valmistui ja Rakennustietosäätiön vuokrasopimusasiakirjojen kokonaisuus julkaistiin.

Hemsön projektikehitysjohtaja Simo Karjalainen oli tiiviisti mukana toimikunnassa ja kirjoittamassa sopimustekstejä. Mistä vuokramallin sopimusasiakirjojen kokonaisuudessa on kyse? Kysyimme Simolta seitsemän kysymystä.

1. Mikä tilojen vuokramalli on? Miten vuokramalli eroaa elinkaarimallista, Public Private Partnership -mallista tai tilojen rakennuttamisesta itse?

Tilojen vuokramalli on malli, jossa vuokralainen hankkii tarvitsemansa tilat valmiiksi toteutettuna ja vuokraa ne yleensä 15–25 vuoden pituisella määräaikaisella vuokrasopimuksella. Tilat voivat olla uudisrakennuksia tai perusparannettavia kohteita.

Vuokramallissa tuleva vuokralainen – vaikkapa kunta – hankkii itselleen vuokranantajan, joka rahoittaa ja rakennuttaa tilat ja vastaa tiloihin liittyvistä riskeistä koko vuokrakauden ajan. Hankkeen kassavirta ja riskien jakaminen poikkeavat siis omana investointina toteutettavasta hankkeesta. Vuokralainen ei omista käyttämiään tiloja vaan maksaa niistä vuokraa. Vuokranmaksu alkaa vasta, kun tilat ovat vuokralaisen käytössä.

Vuokramallin olennaisin ero elinkaari- ja Public Private Partnership (PPP) -malleihin on se, että vuokramallissa kiinteistön jäännösarvoriski on kokonaisuudessaan vuokranantajan vastuulla. Jäännösarvoriski sisältää kohteen tulevaisuuteen liittyvät riskit siitä, ettei kiinteistön käyttäjä tarvitse sitä enää vuokrakauden jälkeen esimerkiksi teknisestä tai toiminnallisesta syystä tai vaikkapa sijaintitarpeiden muututtua. Muissa malleissa kohteen pitkäaikaiseen käyttöön ja tulevaisuuteen sekä ylipäätään tekniseen kestävyyteen liittyvää vastuuta ja riskejä siirretään vuokralaiselle, joko sopimuskauden aikana tai sopimuksen päättyessä.

2. Miksi vakioidut sopimusasiakirjat oli tarpeen laatia?

Vuokramallin käyttö on yleistynyt viime vuosina julkisissa hankinnoissa, mutta käytännöt ovat vaihdelleet eikä yhtenäisiä toimintamalleja ole ollut. Vaikka vuokrasopimus on lailla säädelty ja yleisesti tuttu sopimusmuoto, mallisopimuksia ei ole ollut lainkaan tilanteista, joissa tilat rakennutetaan tai perusparannetaan vuokramallilla. Ymmärrystä vuokramallin ominaispiirteistä sekä vuokranantajan ja vuokralaisen rooleista on myös ollut tarpeen lisätä, erityisesti julkisissa hankinnoissa.

Tätä puutetta lähti keväällä 2021 korjaamaan työryhmä, jossa koko kiinteistöala oli laajasti edustettuna: mukana oli niin julkisia kuin yksityisiäkin toimijoita, vuokralaisia, vuokranantajia, konsultteja ja rakennusliikkeitä. Nyt meillä on käytössä vuokramallin sopimusasiakirjat, jotka toimiala on keskustellut kertaalleen läpi.

Vuokramallissa vuokralainen ja vuokranantaja tekevät kaksi sopimusta: hankesopimuksen, jossa sovitaan vuokrakohteen suunnittelu- ja rakentamisvaiheesta, ja liikehuoneiston vuokrasopimuksen, jossa sovitaan vuokrakautta koskevista vuokraehdoista. Asiakirjakokonaisuudessa on ohjeen lisäksi mallipohjat molemmille sopimuksille.

3. Kenelle sopimusasiakirjat on tarkoitettu?

Mallisopimukset ovat erityisesti avuksi kuntien ja hyvinvointialueiden kiinteistö- ja rakennuttamisyksiköiden asiantuntijoille, joiden tehtävänä on miettiä, mistä vuokrahankkeena toteutettavassa kohteessa pitää vähintään sopia.

Vaikka asiakirjoissa on paljon julkisen toimijan prosesseihin liittyviä elementtejä, joista yksityiset toimijat voivat sopia joustavammin, asiakirjat soveltuvat yhtä hyvin yksityisen puolen käyttöön – käytännössä kaikkiin tilanteisiin, joissa kohde rakennetaan tai perusparannetaan vuokrasopimusperusteisesti.

4. Miksi sopimusasiakirjoja kannattaa käyttää?

Asiakirjat on tehty alan yhteistyönä niin, että ne sopivat mahdollisimman monelle vuokralaiselle ja vuokranantajalle. Työssä on huomioitu sekä vuokralaisen että vuokranantajan näkökulmat, jotta sopiminen on mahdollisimman tasapuolista ja molemmat osapuolet voivat seistä sopimusehtojen takana.

Vuokralainen saa mallisopimuksia käyttämällä todennäköisesti itselleen enemmän ja parempia tarjouksia, joita verrata keskenään. Vuokranantajan kannalta kiinteistönomistajan näkökulman huomioiva sopimuspohja varmistaa, että ehdot ovat kohtuulliset.

Yhtenäiset käytännöt siis auttavat kaikkia: kaikilla on paremmat edellytykset onnistua.

5. Millaista osaamista sopimusasiakirjojen käyttö vaatii?

Käyttö ei edellytä erityistä osaamista: soveltamiseen riittää yleinen sopimusosaaminen, kunhan käyttäjä lukee ohjekortit ja ymmärtää, mistä sopimuksessa on tarkoitus sopia.

Sopimusasiakirjoja käytettäessä tärkeintä on miettiä, hyväksyisinkö sopimusehdon, jos olisin sopimassa siitä toisella puolella. Onko ehto kohtuullinen tai ylipäätään järkevä? Estääkö se tarjoamisen, vai voisinko hyväksyä sen? Tämä ohje pätee toki kaikkeen sopimiseen, ei vain vuokramalliin.

6. Missä työryhmä onnistui mielestäsi erityisen hyvin?

Olen erityisen tyytyväinen siihen, että mallisopimusasiakirjat ovat nyt valmiit ja niissä on pyritty huomioimaan molempien sopimusosapuolten näkökulmat ja mietitty molempien oikeuksia ja velvollisuuksia. Näin sopiminen on mahdollisimman tasapuolista.

7. Miksi kannustat julkisia toimijoita tutustumaan tilojen vuokramalliin?

Vuokramalli on yksi lisätyökalu toimitilastrategiaan. Se auttaa suuntaamaan omia resursseja viisaalla tavalla ja jakamaan kiinteistöriskejä. Vuokramallissa omaa rahaa ei ole kiinni tiloissa ja seinissä, vaan vapautunutta pääomaa voidaan kohdistaa toimintaan.

Oman kiinteistösalkun hallintaa voi selkeyttää, kun jotkut kiinteistöistä omistaa itse, jotkut vuokraa, joistakin luopuu ja joitakin hankkii lisää.

Haluatko tietää lisää vuokramallista ja sen mahdollisuuksista? Hemsön oma vuokramalliohje vastaa yleisimpiin kysymyksiin vuokrahankkeiden hyödyistä, riskeistä ja vastuunjaosta. Voit ladata sen tältä sivulta.

Vuokramallin sopimusasiakirjat löydät Rakennustiedon palvelusta.